O que é um PIM e quando é que o Excel deixa de chegar?

Quase todos os catálogos de ecommerce começam da mesma forma: um Excel. E durante algum tempo funciona, porque o Excel é flexível, toda a gente o sabe usar e não custa nada. O problema não é começar aí; o problema é não perceber quando deixou de ser suficiente.

O que é um PIM, numa frase

Um PIM (Product Information Management) é a fonte única de verdade da sua informação de produto: fichas, variantes, atributos, imagens e traduções vivem num só sítio e, a partir daí, são publicadas em cada canal no formato de que cada um precisa. Temos um guia completo sobre o que é um PIM.

Cinco sinais de que o Excel já não dá mais

1. Existe mais do que um «catálogo definitivo». Se há um catalogo_FINAL_v3_bom.xlsx no email e outro diferente no ambiente de trabalho de um colega, já não tem um catálogo: tem vários.
2. As variantes são geridas à mão. Tamanho e cor multiplicam linhas, e os erros são uma questão de tempo.
3. Cada canal pede o seu próprio ficheiro. Se cada exportação é uma tarde de copiar e colar, está a pagar o PIM em horas sem ter o PIM.
4. Os idiomas andam atrás. Sem um sistema que meça a completude por idioma, «quase» é para sempre.
5. Uma má importação custou-lhe um fim de semana. Num PIM com histórico e rollback, desfaz-se por inteiro.

O que a equipa ganha com um PIM

• Uma só ficha por produto, com as variantes associadas a ela.
• Qualidade mensurável: completude por canal e idioma e um indicador de «pronto a publicar».
• Publicação por canal: o mesmo catálogo alimenta o PrestaShop e o Shopify.
• Rastreabilidade: quem alterou o quê, quando e a partir de que ficheiro.

Quando NÃO precisa de um PIM (ainda)

Se tem 80 produtos sem variantes, um só idioma e uma só loja, um Excel bem cuidado serve-lhe. Um PIM compensa quando se cumprem duas ou mais destas condições: milhares de referências, variantes, mais de um canal, mais de um idioma ou mais de uma pessoa a mexer no catálogo.